Trasmigrazione RUNTS e modifiche statutarie
In sede di conversione in legge del Decreto Semplificazioni sono state apportate modifiche ai tempi per la trasmigrazione che assegnava agli uffici del RUNTS 180 giorni per l’esame delle pratiche prevedendo che in assenza di risposta queste sarebbero dovute considerarsi come accolte- silenzio assenso- dal 21 agosto 22. La nuova norma sterilizza, il periodo dal 1 luglio al 15 settembre, pertanto l’esame delle pratiche si sposta in avanti per analogo periodo. Anche per le modifiche statutarie cambia la normativa.
Cosa significa?
Per il RUNTS la sospensione delle attività di controllo da parte degli Uffici del RUNTS dei requisiti e della completezza della documentazione degli enti che trasmigrano dai “vecchi” registri (provinciali, regionali e nazionali) dal 1 luglio al 15 settembre, fa slittare dal 20 agosto al 5 novembre il termine ultimo per la verifica degli stessi Uffici RUNTS e quindi della comunicazione che deve essere data alla associazioni dopo tale data varrà il principio del silenzio assenso;
Per gli statuti la proroga al 31 dicembre 2022 - prima 31 maggio – del tempo a disposizione per organizzazioni di volontariato, associazioni di promozione sociale e Onlus per adeguare lo statuto alle previsioni del Codice del Terzo Settore (D.lgs. 117/2017) con procedura semplificata (approvazione in assemblea ordinaria delle modifiche).
ODV E APS IN TRASMIGRAZIONE AL RUNTS COME PREPARARSI AL PASSAGGIO DAI VECCHI REGISTRI DEL VOLONTARIATO E DELLA PROMOZIONE SOCIALE AL RUNTS
Di seguito alcune note per approfondire quali sono le informazioni e la documentazione di cui gli uffici del RUNTS devono essere a conoscenza.
Cosa è avvenuto dal 22 febbraio 2022
Con il 21 febbraio 2022 si è concluso il processo di trasmigrazione dei dati nel Registro Unico Nazionale del Terzo Settore (RUNTS) delle associazioni iscritte alla data del 22 novembre 2021 nei rispettivi registri delle Organizzazioni di Volontariato (ODV) e delle Associazioni di Promozione Sociale (APS).
Dal 22 febbraio al 20 agosto 2022 gli Uffici competenti sono chiamati a verificare per ogni ente trasmigrato la sussistenza dei requisiti previsti per l’iscrizione al RUNTS: ciascun Ufficio ha quindi 180 giorni di tempo (fino al 20 agosto 2022) per effettuare la verifica degli enti di propria competenza. Questo termine e diventato 5 novembre.
Nel caso in cui la verifica dei requisiti si concluda positivamente, l’Ufficio dispone l’iscrizione dell’ente nella sezione del RUNTS corrispondente con apposito provvedimento che viene comunicato all’ente interessato. Qualora l’Ufficio non si sia pronunciato con apposito provvedimento entro i termini procedimentali, l’ente risulta comunque iscritto nella corrispondente sezione delle ODV o delle APS.
Dal 22 febbraio al 20 agosto 2022 gli Uffici competenti sono chiamati a verificare per ogni ente trasmigrato la sussistenza dei requisiti previsti per l’iscrizione al RUNTS: ciascun Ufficio ha quindi 180 giorni di tempo (fino al 20 agosto 2022) per effettuare la verifica degli enti di propria competenza. Questo termine e diventato 5 novembre.
Nel caso in cui la verifica dei requisiti si concluda positivamente, l’Ufficio dispone l’iscrizione dell’ente nella sezione del RUNTS corrispondente con apposito provvedimento che viene comunicato all’ente interessato. Qualora l’Ufficio non si sia pronunciato con apposito provvedimento entro i termini procedimentali, l’ente risulta comunque iscritto nella corrispondente sezione delle ODV o delle APS.
Modalità di verifica
Durante la fase di verifica dei requisiti possono presentarsi due situazioni:
L’ente è conforme ai requisiti richiesti dal RUNTS e riceve il provvedimento di iscrizione;
L’ente riceve una richiesta di integrazione documentale con indicazione delle tempistiche per le comunicazioni all’Ufficio competente del RUNTS.
La richiesta di integrazione
L’Ufficio del RUNTS contatta gli enti tramite i riferimenti di cui dispone: se presso i vecchi registri era stata comunicata, oltre all’indirizzo e-mail, anche la PEC dell’ente, la notifica avverrà attraverso questo canale; diversamente l’Ufficio contatterà l’ente attraverso la posta elettronica ordinaria.
Quando le informazioni dell’ente risultano incomplete.
Gli enti a cui è richiesta un’integrazione di informazioni sono inseriti in un elenco pubblicato sul portale del RUNTS ed è aggiornato quotidianamente.
La data di pubblicazione dei dati dell’ente in questo elenco indica:
La sospensione del procedimento di iscrizione dell’ente al RUNTS.
La richiesta di integrazione alle informazioni e/o documenti dell’ente per poter procedere all’iscrizione al RUNTS.
I tempi per poter rispondere alla richiesta: entro sessanta (60) giorni dalla data di pubblicazione.
L’ente che precedentemente aveva comunicato la propria PEC ai vecchi registri e verifica la presenza dei propri riferimenti nell’elenco di cui sopra, e che non abbia ricevuto alcuna comunicazione tramite PEC dall’Ufficio del RUNTS, può richiedere a quest’ultimo entro 15 giorni dalla pubblicazione dei suoi riferimenti nell’elenco una nuova comunicazione: dal ricevimento della seconda comunicazione decorre il termine di sessanta giorni per rispondere alle richieste.
L’omessa trasmissione delle informazioni e dei documenti richiesti, entro sessanta giorni, comporta la mancata iscrizione dell’ente nel RUNTS che viene comunicata alla PEC dell’ente. Di essa è altresì data notizia sul portale del RUNTS in un’apposita lista degli enti non iscritti.
2.1.2 Nel caso in cui si verificano motivi ostativi generali all’iscrizione
L’Ufficio ne dà comunicazione all’ente assegnandogli dieci (10) giorni per formulare eventuali controdeduzioni o per manifestare la propria intenzione di procedere alla regolarizzazione della situazione, sempre secondo le modalità di comunicazione precedentemente illustrate. A partire dalla comunicazione di intenzione di regolarizzazione, l’ente ha a disposizione sessanta (60) giorni per darne prova. L’omesso riscontro entro dieci (10) giorni o la mancata regolarizzazione entro sessanta (60) giorni è causa di mancata iscrizione dell’ente nel RUNTS.
2.1.3 Nel caso in cui si verificano motivi ostativi all’iscrizione nella sezione del RUNTS coerente la precedente condizione (ODV/APS)
Si può presentare anche la situazione in cui l’Ufficio può rilevare “motivi ostativi” a dare continuità alla condizione speciale di origine dell’ente (ODV/APS) nelle sezioni corrispondenti del RUNTS, pur risultando in generale conforme ai requisiti richiesti dal Codice del Terzo Settore (CTS). In questo caso l’Ufficio indica all’ente l’iscrizione ad altra sezione del RUNTS. L’ente può entro dieci giorni presentare le proprie controdeduzioni o manifestare la propria volontà di ottenere l’iscrizione nella sezione individuata dall’Ufficio.
In ogni caso l’ente può porre in essere le necessarie regolarizzazioni entro sessanta giorni.
Il procedimento di verifica riprende da quando l’ente dà risposta all’Ufficio del RUNTS secondo i tempi sopra descritti, e comunque dopo 10 giorni dalla comunicazione dell’Ufficio in caso di mancata risposta dell’ente.
3. Prepariamoci alla verifica
3.1 Gli atti documentali L’Ufficio del RUNTS
Procede alla verifica della sussistenza dei requisiti tramite la documentazione trasmigrata dai registri del volontariato e della promozione sociale. È importante, quindi, che l’ente in ogni caso verifichi che abbia a disposizione i seguenti documenti e strumenti:
Indirizzo PEC intestato all’ente
I dati per ognuno dei componenti dell’organo di amministrazione: data di nascita, luogo di nascita, codice fiscale, data di nomina.
Atto costitutivo dell’ente (ricordiamo che qualora l’ente, in ragione della insussistenza dell’atto costitutivo o di particolari motivi idonei a giustificarne l’irrecuperabilità, può predisporre e, in caso di richiesta, depositare apposita documentazione, anche in forma di dichiarazione di insussistenza o di irrecuperabilità effettuata ai sensi degli articoli 46, 47 e 76 del Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445).
Statuto “adeguato” alle disposizioni del Codice del terzo settore.
Il certificato di attribuzione del Codice Fiscale e dell’eventuale P.IVA dell’ente: in questo caso è importante che i dati contenuti nel certificato, ed in particolare quelli relativi al rappresentante legale e alla sede legale, siano aggiornati.
3.2 Gli strumenti digitali indispensabili Il RUNTS
E' gestito interamente con modalità telematiche attraverso una piattaforma informatica che garantisce l’identificazione legale degli amministratori, la gestione telematica delle relazioni (istanze) tra l’ente e l’Ufficio del RUNTS. È quindi necessario che l’ente e i suoi amministratori siano dotati dei seguenti strumenti digitali atti a dialogare con la piattaforma:
PEC dell’ente: la Posta Elettronica Certificata è il canale di notifica delle comunicazioni tra l’ente e il RUNTS, avendo essa valore legale (le PEC sono equiparate a raccomandate con avviso di ricevimento);
SPID della persona che ricopre il ruolo di Legale Rappresentante: l’accesso al portale del RUNTS si effettua esclusivamente autenticandosi con la propria identità digitale unica personale (in alternativa allo SPID si può utilizzare la propria Carta d’Identità Elettronica); il portale riconosce automaticamente l’identità delle persone che rivestono un ruolo nell’ente in base ai dati forniti al registro stesso;
Firma digitale della persona che ricopre il ruolo di Legale Rappresentante: le istanze e in molti casi anche i documenti che l’ente presenta al RUNTS devono essere firmate digitalmente dal presidente tramite la propria firma elettronica qualificata che garantisce l’autenticità e integrità del documento.
4. Dall'iscrizione al registro: un memo sui principali
documenti oggetto di cura e attenzione
4.1 Deposito del bilancio ATTENZIONE! Tutte le ODV e le APS devono depositare il bilancio entro 90 giorni dalla data d’iscrizione al RUNTS in sostanza dall’avvenuta comunicazione di iscrizione che deve pervenire dal RUNTS. Si ricorda che i bilanci devono essere redatti secondo i modelli di bilancio contenuti nel D.M. n. 39 del 5 marzo 2020.
4.2 Eventuale bilancio sociale Con la medesima tempistica deve essere depositato presso il RUNTS il bilancio sociale, per le ODV e le APS tenute alla redazione di tale documento ai sensi dell’articolo 14, comma 1 del CTS (Codice del Terzo settore). Si menziona che è già vigente l’obbligo di pubblicazione del bilancio sociale 2021 sul proprio sito internet entro il 30 giugno 2022.
4.3 Libri sociali: obbligatori A norma dell’art. 15 del CTS, gli ETS devono tenere i seguenti libri sociali:
Il libro degli associati o aderenti (libro soci);
Il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee (libro verbale assemblee), in cui devono essere trascritti anche i verbali redatti per atto pubblico;
Il libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’organo di amministrazione (libro verbali consiglio direttivo), dell’organo di controllo, e di eventuali altri organi sociali.
Tali libri sociali non sono oggetto di vidimazione obbligatoria.
Il libro dei soci ha la funzione di individuare, in un dato momento, coloro che aderiscono all’ETS e determina l’applicazione dei diritti e dei doveri nell’ambito del rapporto associativo, nel rispetto di quanto indicato nello statuto. Di conseguenza il libro dei soci deve quantomeno contenere le generalità del socio e i suoi contatti. Naturalmente, qualora l’ETS lo ritenesse opportuno, il libro soci può riportare anche altre informazioni relative il rapporto tra il singolo socio e l’ente di appartenenza (es. l’avvenuto pagamento della quota sociale o la data di approvazione dell’adesione, etc.)
I libri delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee e dell’organo di amministrazione hanno invece la funzione di conservare le decisioni (deliberazioni) prese in occasione delle assemblee o delle riunioni dell’organo di amministrazione. Le deliberazioni, generalmente, vengono riassunte in verbali. Tali documenti, per prassi ormai consolidata, contengono alcune informazioni in merito alla gestione:
Data ora luogo della riunione
Numero o elenco nominativo dei presenti a seconda che si tratti di verbale di assemblea o dell’organo di amministrazione.
Ordine del giorno, ossia elenco delle deliberazioni oggetto della riunione
Indicazione della persona che presiede la riunione e indicazione della persona che verbalizza.
L’andamento della seduta (breve descrizione e i risultati della votazione che ha interessato ogni punto all’ordine del giorno trattato).
4.4 Registro dei volontari non occasionali
Oltre ai libri sociali obbligatori, ogni ETS che ricorra a volontari nelle proprie attività, dovrà predisporre, a norma dell’art. 17 del CTS un registro dei volontari nel quale dovranno essere registrati i volontari non occasionali e che è oggetto ad obbligo di vidimazione da parte di un notaio o un pubblico ufficiale a ciò abilitato.
Il Decreto Ministeriale 6 ottobre 2021 chiarisce che per ciascun volontario dovranno essere indicate le seguenti informazioni:
Codice fiscale o, in alternative, le generalità, il luogo e la data di nascita
La residenza o, in alternativa, il domicilio laddove non coincidente
La data di inizio e quella di cessazione dell’attività di volontariato (che deve coincidere con la data di iscrizione e cancellazione dal registro).
NOTE FINALI
Con l’attivazione del Registro Unico Nazionale del Terzo Settore (RUNTS) lo scorso 23 novembre 2021, si è aperta la fase di trasferimento e verifica (trasmigrazione) di dati e documenti delle associazioni iscritte alla data del 22 novembre 2021 nei rispettivi registri delle Organizzazioni di Volontariato (ODV) e delle Associazioni di Promozione Sociale (APS). Se il processo di migrazione è andato a buon fine, le organizzazioni, a norma del 7 art., 31, del DM 106/2020, riceveranno comunicazione via PEC.
Nel caso di dubbi suggeriamo di consultare gli elenchi.
Se il processo di migrazione è andato a buon fine, le organizzazioni, a norma del 7 art., 31, del DM 106/2020, riceveranno comunicazione via PEC. Nel caso di dubbi suggeriamo di consultare gli elenchi aggiornati degli enti iscritti, non iscritti, o con richiesta di integrazione o rettifica, pubblicati all’interno del portale ministeriale dedicato al RUNTS. Nel caso di richiesta di integrazioni dell’Ufficio RUNTS incaricato del procedimento, l’ente in trasmigrazione sarà contattato attraverso PEC (se comunicata) oppure posta tradizionale o email, per provvedere alla richiesta. Sempre possibile, inoltre, avvalersi degli elenchi aggiornati degli enti iscritti, non iscritti, o con richiesta di integrazione o rettifica. Da tenere presente che i tempi indicati nella comunicazione ricevuta e di pubblicazione dell’ente nello specifico elenco, fatto salvo il periodo di sospensione approvato nella legge di conversione del DL Semplificazioni, per il quale non vanno conteggiati i giorni nel periodo dal 1 luglio al 15 settembre.
